讓複雜流程回歸簡單，讓集團溝通更順暢
專案背景
本次專案客戶集團擁有旗下多個分部與部門，長期面臨報表收發流程繁瑣的挑戰：每月的計畫報告都要透過 Email 送給承辦人員，再由承辦人員一封一封手動合成總表。不同單位的檔案格式不盡相同，還需要額外花時間整理；月報催繳、收回檔案、彙整主管意見，最後再逐一寄回給各計畫單位，繁瑣又容易出錯。
在這個專案中，我們與客戶保持頻繁的討論與協調，反覆研究每個流程的細節與痛點。幸運的是，客戶本身就有很好的邏輯概念，知道自己真正需要什麼。這讓我們能把系統設計對焦在核心問題：節省時間、減少錯誤，並確保使用者在日常操作中感受到流暢與便利。透過多次測試與調整，我們將繁瑣的人工流程轉化為直覺、可操作的數位化系統。
主要功能
- 多層級報告繳交：支援月報、季報、年報，線上填寫即可完成提交。
- 進度總覽：管理員可於後台更新計畫進度，讓專案主管與各分部即時掌握所有計畫的進度。
- 跨部門協作：在同一平台完成審核、回饋、追蹤，取代繁雜的 Email 往返。
- 權限管理：依角色設定瀏覽與操作權限，確保資訊安全與流程順暢。
各種角色需求一次滿足
- 填報者：分公司專案管理人員，負責資料填交與更新。
- 填報者主管：審視報表，並可接收到系統通知。
- 計畫管理員：為系統主要管理員，統整、審核、發送通知與催繳。
- 審視者／主管：檢視報表並提供即時回饋。
設計重點
- 單一介面，多角色切換：同一平台即可完成「提報—審核—檢視」全流程，避免不同帳號、不同系統帶來的混亂。
- 響應式介面：考量手機裝置使用頻率大幅提升，手機與平板版皆經過細緻優化，無論桌機或行動裝置都能順暢操作。
- 流程可視化：每一步操作都有清楚提示，使用者不必記住繁瑣規則，也能安心完成任務。
技術與整合
- 系統 100% 客製化，完全依照客戶需求打造，並保留擴充彈性，方便未來新增模組或功能，確保系統隨集團成長持續發揮價值。
成果亮點
效率大幅提升
- 系統自動發送填報通知與催繳提醒，主管可直接線上回饋，跨單位協作更即時。
- 線上格式統一，避免人工合併常見錯誤，減少遺漏。
- 流程簡化後，管理與溝通的時間顯著縮短。
制度與安全兼顧
- 導入帳號分級、兩階段驗證與年度 KPI 回報機制，提升安全性與制度完整度。
- 彈性架構方便未來擴充，確保系統長期效能與可持續發展。
